Руководители государственных организаций, банков, заводов, конструкторских бюро и других крупных организаций не понаслышке знакомы с проблемой архивного хранения и несвоевременного извлечения документов. Ведь чем крупнее компания, тем масштабнее в ней документооборот. Тысячи важнейших договоров, постановлений, приказов и клиентских досье в год создаются в крупных организациях. Многие из них сотрудники используют в своей ежедневной работе, другие отправляются сразу в архив. При этом согласно российскому законодательству, компании обязаны хранить многие документы в течение 5, 10, а иногда и 20 лет.
Чтобы разобраться с таким массивом документации требуются значительные финансовые вливания: аренда специального архивного помещения, наем архивариуса. Однако даже содержание грамотно организованного архива не гарантирует достаточно оперативной работы с документами: извлечение каждого договора, клиентского досье или соглашения требует многоступенчатого бизнес-процесса. В результате замедляются сроки принятия решений, снижается эффективность обслуживания клиентов и качество работы организации в целом.
Как сэкономить средства компании и перестать тратить драгоценное время на работу с архивными документами? Специалситы компании "Утилекс" предлагают решить эти проблемы с помощью внедрения электронного архива для хранения большого объема документов (от 50 тыс. до нескольких млн. документов в год).
Это решение позволяет организовать эффективное, надежное и незатратное электронное хранилище для любого типа документов. Вы можете создать электронный архив для хранения финансовых/бухгалтерских документов, клиентских досье, договоров с абонентами, тендерной, проектно-сметной и конструкторской документации, кадровой и архивно-справочной информации, документов, принятых от населения (для госслужб), а также архив внутренней распорядительной и организационной документации.
Главное – в электронном архиве все документы всегда будут находиться на своем месте, в безопасности и под контролем ответственного лица. Такое решение сделает процесс хранения и извлечения архивных документов простым, прозрачным и существенно повысит оперативность работы с документами.
Электронный архив дает компании 4 важных преимущества:
1. Эффективный поиск: увеличивается скорость извлечения документов;
2. Безопасность: минимизируется риск потери документов, регламентируется доступ к электронным образам документов;
3. Выгодное хранение: снижение затрат на хранение, возможность передать функции хранения оригиналов на аутсорсинг;
4. Быстрая транспортировка: снижение затрат на передачу/транспортировку документов, что особенно важно при распределенной структуре организации
Электронный архив - это способ перестать напрасно тратить драгоценное время и деньги компании и минимизироать риск потери документов.
